2016年3月27日 星期日

時間切割

‧規劃最佳時間長度 設定實踐目標
‧永續經營深耕 累積點滴成果資源
「時間切割」是有效管理時間,增進工作績效的方法,筆者在有關時間管理的書籍中多次閱讀,感受頗深,特予介紹。「時間切割」是指每個人找出他每次工作績效的「最佳時間長度」,例如十分鐘、十五分鐘、三十分鐘、五十分鐘、二小時不等。並且以時間單元作規劃,每天及每週必定執行幾個時段,(例如每天2-3時段,每週至少10個時段以上),有點類似工作時間之目標管理。

有書籍介紹日本一位大公司的董事長,其因每天要處理的事務太過繁雜,尤其每天要見他的來賓或員工太多,他就將時間切割,設定為四分鐘,凡是見他的來賓都要在四分鐘之內談完事情,四分鐘一到即轉換(換下一個人會面),這是「步調需快」的人的時間切割,一般人不容易執行。(似也沒必要),又如電話的通話時間設定為三分鐘,三分鐘一到即停止連線。

國內有個知名教育家,其著作等身,頗受學生歡迎,筆者有機會聽其自述,其時間切割的時段為「15分鐘」,其謂:他每天會設定十幾個15分鐘來做他有意義的事,例如早上看報15分,15分一到馬上轉換做另外的事,讀書、閱讀、寫作文稿、集中聯絡電話…都以15分鐘作單元規劃。他的工作績效十分顯著,目前有十多本著作流傳市面。

筆者曾經運用「時間切割」的方法,規劃完成自己必須完成的著作,筆者設定的時段是「30分至60分」每天一至二個時段,每週六至十個時段,每天的第一個時段都在清早一起床後執行,第二個時段則在上班空檔中尋找。發表論著、期刊文章,以及升等副教授、教授的專書,也都是這樣完成的。

廣義的「時間切割」,我們可以用來指導學生或孩子,每天設定「固定的時段」作複習功課寫作業時間,只要時段合理,執行永續,必會為每一位學生帶來最佳學習效果。

四分鐘的關注

‧專注、誠懇、關懷、配合、支持、肯定
‧適時四分鐘 人際新契機
「四分鐘的關注」是增進人際關係的有效方法,筆者在「空中大學英文課本」中看見,因感受良深,特予介紹。社會心理學家們有一部份專門研究「社會群體人際關係」,他們發現,目前社會上人際的一般現象是:大家工作忙碌,私務更忙,每天與眾多的人接觸互動,但都僅止於把「事務目標」解決或完成為主,沒有深入交談,以至形成「交友滿天下,知己無一人」,整個社會充滿「疏離感」。

台灣社會已進入「現代」及「後現代」的階段,整體社會人際的「疏離感」要獲得改善恐非容易,然對「有心的個人」來說,如果要改善自己的人際關係,社會心理學家們研究了一個方法,也就是運用「四分鐘的關注」,其基本原理是,當您與您的目標人物初見面時,或與您最親密的人早上各自分開(各忙各的),傍晚(晚上)再見面時,要給予對方完全專注、關懷、配合性的互動與溝通,時間長度約四分鐘,對方自然會留下較為深刻、滿意的感覺及印象,有助於後續「碰面的意願」。

以公眾宴會場合要交「新朋友」為例,最差的人際互動是到處找人交談,眼神不定,心不在焉。比較好的策略是,僅跟少數「有機會」的人互動,每一次互動均表現出您的專注、誠懇、關懷,身體的肢體語言以及談話內容均能配合著對方,適時「支持」、「肯定」,對方在短時間之內覺得與您交談是有意義、有價值的,自然有意願與您繼續交往,人際網絡將逐漸豐沛。

以最親密關係的夫妻為例,尤其雙薪家庭的現代人,夫婦兩個白天各忙各的,晚上再回到自己的家,兩人心情的好壞,大都決定在「再碰面的四分鐘」,通常這四分鐘如果有一方給予對方「積極的關注」,外面打拼雖然累,今天仍然有「如魚得水」的夜晚,要不經常會「山雨欲來風滿樓」。

博觀而約取 厚積而薄發

博 --- 全面、概覽、普及、基本
約 --- 關鍵、重點、核心、精華
厚 --- 廣博、渾厚、深度、廣度
薄 --- 專一、單點、刀刃、題目
「博觀而約取,厚積而薄發」,是大文豪蘇東坡的名言,筆者從一篇論述「知識管理」的文章中看到,感受特別深刻,蘇軾的這兩句名言,與前面介紹的「系統思考」有異曲同工之妙,都是一種「運思指導行為」的歷程實踐要領。而其中的關鍵字在於原本對仗工整的「博→約」;「厚→薄」四個字之意涵及其歷程。

「為學之道」及「知識管理」需要「博→約」及「厚→薄」的實踐要領,我們先要全面、概覽、普及、基本的知識,接下去要針對關鍵的、重點的、核心的、精華的知識做練習、組織而後取得,天底下的學問知識廣博浩瀚,我們所要的要經過「約取」的歷程,「化約得愈高明」,我們的收穫愈明確,也才是真正的學習,也才不會迷思在漫無邊際的學海之中。

再以「教育評鑑」為例,對評鑑委員來說,「統整的觀察」試圖全面瞭解,也就是「博觀」;然而評鑑不可能大大小小的事都要檢核,必須透過「化約的指標」(例如72項),也就是「約取」。再以「考試取才」為例,準備應考的人應該「厚積」知能,而考試的題目就是「薄發」,唯有「薄發」表現傑出,考試的結果才能滿意。

「博、厚」是入手、是基本,對每個人來說十分重要,「約、薄」是專注、是單點突破,對每個人來說更加重要,您說,不是嗎?